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Lecciones aprendidas: qué son y para qué sirven

En el ámbito de la gestión de proyectos se entiende por lecciones aprendidas “todo aquel conocimiento adquirido a través de experiencias, exitosas o no, en el proceso de realización de un proyecto, con el fin de mejorar ejecuciones futuras”.

También podemos definirlas como el conjunto de errores y éxitos que el líder y el equipo de proyecto han logrado manejar durante la realización del propio proyecto. Estas pueden identificarse en cualquier momento y deben ser documentadas en la base de conocimiento del proyecto y de la organización, para evitar los mismos errores y volver a provocar los éxitos en proyectos a futuro.

¿Por qué son importantes las lecciones aprendidas?

Capturar lecciones aprendidas es una parte integral de cada proyecto. No generar lecciones aprendidas – y/o no hacer uso de esta herramienta – podría derivar en situaciones críticas en los futuros proyectos, que conlleven al fracaso y, por tanto, pongan en riesgo la consecución de los objetivos estratégicos de la organización. Además, el tiempo de respuesta y ejecución puede volverse ineficiente o se puede deteriorar la calidad de los resultados.

¿Qué ventajas tienen las lecciones aprendidas?

– Son una valiosa herramienta de uso y apoyo para otros jefes de proyecto dentro de la organización.

– Mejoran la planificación de proyectos futuros y evitan cometer errores.

– Ayudan a detectar oportunidades de mejora y capacitar a futuros miembros de equipos de proyecto.

– Conforman la base para mejorar las prácticas organizacionales de gestión de proyectos.

– Ayudan a desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo.

– Ofrecen información de apoyo para una mejor toma de decisiones, reducen la incertidumbre y mejoran el tiempo de respuesta ante situaciones similares a las que se tiene que enfrentar el equipo de proyecto.

 

En pocas palabras, una práctica constante y bien estructurada de lecciones aprendidas permitirá al equipo de proyecto repetir resultados deseados que fomenten el éxito en los proyectos, y evitar aquellos que incentiven el fracaso.

 

Recomendaciones

Mientras que el desarrollo de un documento formal de lecciones aprendidas se completa durante el proceso de cierre del proyecto, el registro de lecciones aprendidas debe producirse durante todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que toda la documentación es correcta y no se pierde información clave.

También es necesario revisarlas al cerrar un proyecto, ya que se pueden obtener múltiples conclusiones sobre la planificación, los resultados obtenidos y el desempeño del equipo. Además, las lecciones aprendidas de antiguos proyectos deben y pueden ser utilizadas durante todo el ciclo de vida del nuevo proyecto.

El propósito de la plantilla de lecciones aprendidas es ayudar al equipo a compartir el conocimiento adquirido durante la ejecución del proyecto a través de la experiencia, para que la organización pueda beneficiarse de toda la información. Este documento debe describir los puntos débiles del proyecto y sugerir acciones para evitar situaciones parecidas en el futuro, así como describir los puntos fuertes y explicar cómo podrían beneficiarse de esta información otros proyectos similares.

Algunas de las recomendaciones a la hora de analizar las lecciones aprendidas son: ser positivo, no culpar a nadie de los fracasos, centrarse en los éxitos y en los fracasos, e indicar qué estrategias contribuyeron al éxito y cuáles tienen un margen de mejora.

Una vez las lecciones aprendidas sean recogidas y documentadas, la organización debe aprobar e implementar cualquier tipo de mejora a los procesos identificados.

Por último, este documento debe ser comunicado al cliente y a la oficina de gestión de proyectos para incluirlo en los activos de la organización y archivarlo como parte de la base de datos de lecciones aprendidas. Si la organización no tiene una oficina de gestión de proyectos, los medios formales de comunicación deben ser utilizados para asegurar que todos los jefes de proyectos cuentan con esta información.

Félix González (Responsable PMO)

 

Referencias:

http://pmtips.net/lessons-learned-template/

http://www.projectmanagementdocs.com/templates/lessons-learned-template.html